Ένα από τα μεγάλα προβλήματα της σχολικής καθημερινότητας είναι η αποδοτική διαχείριση του τεράστιου όγκου εγγράφων που διακινούνται μεταξύ των υπηρεσιών και των φορέων της εκπαίδευσης. Είναι πολλές οι συζητήσεις περί ψηφιοποίησης, μηχανοργάνωσης, απαλλαγής από το χαρτί, όχι μόνο για πρακτικούς, αλλά και για… οικολογικούς λόγους.
Μια εξαιρετική λύση είναι το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολείου που έφτιαξε ο Γιώργος Θεοδώρου από την Πάτρα. Μια web based εφαρμογή που φτιάχτηκε με γνώμονα τη διευκόλυνση του εκπαιδευτικού που ασχολείται με την αλληλογραφία του σχολείου, ενώ, ταυτόχρονα, συμβαδίζει απόλυτα με τη νομοθεσία που αφορά στην αρχειοθέτηση των εγγράφων (τα περιβόητα ντοσιέ με τα Φ.1, Φ.2, Φ.3 κ.ο.κ.)
Μπορεί να εγκατασταθεί σε περιβάλλον Windows μέσω XAMPP ή σε Linux σύστημα που ενσωματώνει εγγενώς Apache και MySQL server και φυσικά να είναι προσβάσιμο (εξουσιοδοτημένα) από οποιονδήποτε υπολογιστή στο δίκτυο του σχολείου μας.
Μερικά από τα χαρακτηριστικά του:
- Πρωτοκόλληση Εισερχομένων και Εξερχομένων εγγράφων
- Επισύναψη Αρχείων και καθορισμός Ημερομηνίας Διατήρησης – Καταστροφής ανάλογα με το Φάκελο Αρχειοθέτησης Φ.
- Φάκελοι Αρχειοθέτησης και Χρόνος Διατήρησης Εγγράφων. Δυνατότητα τροποποίησης ανάλογα με τις εκάστοτε εγκυκλίους
- Αναζήτηση Πρωτοκόλλου κατά θέμα, λέξεις-κλειδιά, ημερομηνία. Ανάκτηση – Διαγραφή συνημμένων αρχείων
- Εκτύπωση Απόδειξης Κατάθεσης Πρωτοκόλλου
- Εκτύπωση Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου για βιβλιοδέτηση
- Εκτύπωση λίστας εγγράφων για Εκκαθάριση Αρχείου μετά τη λήξη Διατήρησης αυτών
- Backup βάσης δεδομένων, εύκολο κατέβασμα για φύλαξη αυτών
- Διαχείριση Χρηστών με ρόλους “Διαχειριστής”, “Αναθέτων”, “Συγγραφέας”, “Αναγνώστης” και ανάλογη πρόσβαση
- Σύστημα αναθέσεων: Ο “Διαχειριστής” και “Αναθέτων” μπορούν να αναθέτουν προς Διεκπεραίωση Πρωτόκολλα σε “Συγγραφείς”…
- Πρωτοκόλληση email: Σύνδεση με λογαριασμό email. Επισκόπηση εισερχομένων μηνυμάτων και των συνημμένων αρχείων και Πρωτοκόλληση με αποθήκευση των επιλεγμένων
Έτυχε να τη δουλέψω εντατικά σε δύο σχολεία και σας πληροφορώ ότι από τη στιγμή που χρησιμοποιήθηκε, το παραδοσιακό χειρόγραφο πρωτόκολλο αλληλογραφίας πέρασε στα… αζήτητα.
Το μόνο που χρειάζεται προσοχή και μπορεί να δυσκολέψει λίγο είναι η αρχική του εγκατάσταση. Από ‘κει και πέρα η ροή εργασίας θα είναι πολύ πιο εύκολη και αποδοτική.
Κατεβάστε το λοιπόν και στείλτε τις εντυπώσεις σας.
Επίσης, πολλές επισημάνσεις μπορείτε να βρείτε στη σχετική καταχώρηση στο Στέκι των Πληροφορικών.
Ενημέρωση 30/10/2019: Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο έχει και αυτόματη εγκατάσταση για Windows. Κατεβάστε το αρχείο από εδώ:
Αποσυμπιέστε το αρχείο .zip και απλά εκτελέστε το electronic_protocol.exe. Εννοείται πως υπάρχει πρόσβαση μέσω IP και από άλλο υπολογιστή του τοπικού δικτύου.
