Η παρούσα δημοσίευση αφορά όσους έχουν εγκαταστήσει κάποια εφαρμογή ανάγνωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email client) για προσωπική χρήση ή σε σχολική μονάδα. Δεν αφορά την πρόσβαση στην ηλεκτρονική μας θυρίδα μέσω web που είναι κάτι εντελώς διαφορετικό.
Γνωστές εφαρμογές ανάγνωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το Outlook (παλιότερα το Outlook Express), το Thunderbird και ένα σωρό άλλες όχι τόσο γνωστές.
Τα POP3 και IMAP είναι πρωτόκολλα επικοινωνίας του προγράμματος ανάγνωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον server που είναι αποθηκευμένο το ηλεκτρονικό μας γραμματοκιβώτιο.
Τι είναι το POP3 και ποια τα χαρακτηριστικά του;
Το POP3 (Post Office Protocol) είναι σχεδιασμένο με τέτοιον τρόπο ούτως ώστε να επιτρέπει στους χρήστες του διαδικτύου να παραλαμβάνουν την ηλεκτρονική τους αλληλογραφία, να την αποθηκεύουν στον τοπικό σκληρό δίσκο και στην συνέχεια να την διαβάζουν χωρίς να χρειάζεται να παραμένουν συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Παρόλο που υπάρχει η δυνατότητα τα μηνύματα να παραμείνουν στον server ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι περισσότερες εφαρμογές POP3 συνδέονται με τον server, λαμβάνουν όλα τα ηλεκτρονικά μηνύματα, τα αποθηκεύουν στον υπολογιστή του χρήστη, τα σβήνουν* από τον server και αποσυνδέονται.
*Η αυτόματη διαγραφή των μηνυμάτων από τον server μπορεί να αποφευχθεί με ρύθμιση στο πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε.
Πλεονεκτήματα POP3
- Τα mails αποθηκεύονται τοπικά, δηλαδή είναι πάντα προσβάσιμα, ακόμη και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.
- Η σύνδεση στο Internet είναι απαραίτητη μόνο για την αποστολή και τη λήψη αλληλογραφίας.
- Εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης στο server.
- Δυνατότητα να αφήσουμε αντίγραφο των mail μας στο server.
Τι είναι το IMAP και ποια τα χαρακτηριστικά του;
Σε αντίθεση με το POP3, το πρωτόκολλο Internet Message Access Protocol (IMAP) που εμφανίστηκε αργότερα υποστηρίζει τόσο την online όσο και την offline ανάγνωση μηνυμάτων. Επίσης αφήνει τα μηνύματα στον server έως ότου ο χρήστης αποφασίσει να τα διαγράψει. Η τακτική αυτή δίνει την δυνατότητα σε έναν χρήστη να διαβάζει τα email του από διάφορους υπολογιστές ή συσκευές (κινητά τηλέφωνα, tablets).
Πλεονεκτήματα ΙΜAP
- Απαιτείται πάντα σύνδεση στο Internet για την πρόσβαση στα emails
- Ταχύτερη επισκόπηση της αλληλογραφίας, καθώς μόνο οι κεφαλίδες των μηνυμάτων κατεβαίνουν, μέχρι να ζητηθεί συγκεκριμένα το περιεχόμενο κάποιου μηνύματος
- Αυτοματοποιημένο backup των emails
- Εξοικονόμηση αποθηκευτικού χώρου τοπικά
- Δυνατότητα τοπικής αποθήκευσης των μηνυμάτων
- Συγχρονισμός μεταξύ του email προγράμματος και server. Για παράδειγμα, εάν φτιάξουμε τοπικούς φακέλους αυτοί δημιουργούνται και στον server και αντίστροφα.
Στην ερώτηση ποιο είναι καλύτερο δεν υπάρχει σαφής απάντηση. Καλύτερο είναι αυτό που βολεύει το χρήστη και τη χρήση που επιθυμεί να κάνει. Γενικά μιλώντας, εάν βλέπουμε τα μηνύματά μας μόνο σε έναν υπολογιστή προτιμούμε POP, εάν, όμως, θέλουμε πρόσβαση στα μηνύματά μας από πολλές διαφορετικές συσκευές το IMAP είναι μονόδρομος.
Με το ΠΣΔ τι γίνεται;
Το ΠΣΔ, εδώ και κάποιο διάστημα, έχει καταστήσει σαφές πως το POP3 πρωτόκολλο συνεχίζει να υπάρχει μόνο σε προγράμματα που είναι ήδη εγκαταστημένο. Σε περίπτωση νέας εγκατάστασης (π.χ. μετά από ένα format) η μόνη διαθέσιμη ρύθμιση είναι αυτή του IMAP.
Ένα πιθανό σενάριο χρήσης: σε μια σχολική μονάδα υπάρχουν τρεις υπολογιστές (διευθυντής, υποδΑ, υποδΒ) που έχουν πρόσβαση στην ηλεκτρονική αλληλογραφία. Ας υποθέσουμε ότι και οι τρεις έχουν κάποιο πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (Thunderbird ή Outlook) και ΟΛΟΙ χρησιμοποιούν το πρωτόκολλο IMAP.
Εάν ο υποδΑ, κατά λάθος, σβήσει ένα μήνυμα, τότε αυτό θα διαγραφεί και από τους άλλους δύο (υποδΒ και διευθυντής) γιατί κύριο χαρακτηριστικό του IMAP είναι ο (συνεχής) συγχρονισμός με τον server. Έτσι, προφανώς, θα υπάρξει πρόβλημα απώλειας μηνυμάτων, ακόμη και σημαντικών. Εάν, όμως, και οι τρεις ήταν ρυθμισμένοι με βάση το πρωτόκολλο POP3 η διαγραφή ενός μηνύματος από έναν σταθμό δεν επηρεάζει τους υπόλοιπους δύο.
Στο παραπάνω σενάριο, το IMAP θα μπορούσε να λειτουργήσει μόνο σε περίπτωση που και οι τρεις χρήστες είχαν ρυθμίσει κατάλληλα τα αντίστοιχα προγράμματα ανάγνωσης μηνυμάτων έτσι ώστε το ένα να μην “επηρεάζει” το άλλο. Δεν είναι κάτι τόσο δύσκολο, αλλά απαιτεί κάποιο χρόνο για να συνηθίσουμε τη χρήση του. Στην περίπτωση των τριών (ακόμη και δύο) υπολογιστών καλύτερη είναι η χρήση του POP3.
Το χειρότερο σενάριο είναι να υπάρχουν υπολογιστές που “βλέπουν” τον ίδιο mail server, αλλά με διαφορετικά πρωτόκολλα ο καθένας. Ιδίως εάν οι ρυθμίσεις των αντίστοιχων προγραμμάτων δεν είναι σωστές τότε η ηλεκτρονική αλληλογραφία γίνεται… εφιάλτης.
Συμπερασματικά, η διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδίως όταν έχουν πρόσβαση πολλοί χρήστες δεν είναι τόσο απλή διαδικασία. Φροντίζουμε να υπάρχει το ίδιο πρωτόκολλο σύνδεσης σε όλους τους υπολογιστές που θα έχουν πρόσβαση στον ίδιο mail server και φροντίζουμε επίσης να υπάρχουν οι ίδιες ρυθμίσεις σε ότι αφορά τη διαχείριση των μηνυμάτων. Δείτε εικόνα παρακάτω (αφορά το Thunderbird).
